Аутсорсинг печати
и покопийное обслуживание
Покопийный договор или клик-контракт — действительно, в большинстве контекстов употребления между этими понятиями и аутсорсингом печати можно условно поставить знак равенства, поскольку подразумевается примерно одно и то же, говорящие понимают друг друга. Однако, строго говоря, это вовсе не синонимы: аутсорсинг печати — это предоставление рационально организованного и бесперебойно функционирующего сервиса корпоративной печати, а покопийное обслуживание — форма биллинга этой комплексной услуги. Заказчик получает в свое распоряжение оптимально соответствующую его потребностям инфраструктуру печати, работоспособность которой обеспечивается и гарантируется подрядчиком, и платит за конечный результат — качественные отпечатки.
Покопийное обслуживание — универсальный и удобный способ оплаты сервиса корпоративной печати, имеющий ряд неоспоримых преимуществ:
- в одном счете отражены совокупные прямые затраты на печать за оговоренный период;
- счет выставляется за фактически сделанные отпечатки, т.е. оплачивается конечный результат, готовый продукт;
- цена отпечатка может гибко варьироваться в зависимости от содержания услуги, т.е. заказчик платит только за то, что ему нужно:
- аренда МФУ,
- поставка расходных материалов и ресурсных деталей,
- сервис парка техники,
- контроль доступа и информационная безопасность;
- расходы на корпоративную печать отчетливо видны в структуре бюджета и легко прогнозируются.
Исходя из объема, содержания, а также степени самостоятельности подрядчика в части принятия решений касаемо способов достижения оптимального результата, международная исследовательская и консалтинговая компания IDC классифицирует услуги в области печати следующим образом:
- SPS (Support Print Services) — это сервисное обслуживание печатной техники по запросу, т.е. разово;
- BPS (Basic Print Services) — это партнерство на постоянной основе в рамках договора на оказание тех или иных видов услуг;
- MPS / MDS (Managed Print / Document Services) — это полноценный аутсорсинг печати, предполагающий:
- проведение аудита печатной инфраструктуры заказчика;
- оптимизацию парка техники и процессов корпоративной печати / копирования / сканирования;
- полное материально-техническое и информационное сопровождение бизнес-процесса, включая мониторинг, сервисное обслуживание и доставку расходных материалов.
Разница между тем, что обычно подразумевается под термином «покопийка» и управляемыми услугами печати / документооборота, заключается в объеме и качестве сервиса. Комплексный подход и большая степень свободы позволяет MPS-провайдеру уже на старте проекта эффективно управлять расходами на печать, задействуя максимум своих возможностей, среди которых:
- доступ к более производительным и экономичным контрактным версиям оборудования и картриджей, а также выгодные условия их приобретения по партнерским программам, оптовые цены;
- квалифицированный и постоянно актуализирующий свои профессиональные компетенции персонал:
- штатные эксперты по подбору оборудования и оптимизации процессов печати;
- сертифицированные инженеры и IT-специалисты;
- собственная сервисная база и парк подменной техники;
- складские запасы ресурсных деталей и расходных материалов;
- прямые каналы коммуникации:
- с производителями и поставщиками печатной техники и расходных материалов,
- разработчиками специализированных программно-аппаратных решений — систем мониторинга, контроля и управления печатью;
- многолетний опыт организации и сопровождения аутсорсинговых проектов.
То есть Managed Print / Document Services — это такой аутсорсинг печати на максималках, а покопийка в традиционном ее понимании — это скорее BPS той или иной конфигурации.
Работа по схеме BPS существенно ограничивает возможности провайдера услуги в части снижения расходов, поскольку он привлекается для выполнения отдельных задач, рамками которых и будут ограничены те выгоды, которые предлагает аутсорсинг печати. Так, например, в большинстве случае первоочередной задачей при переходе на аутсорсинг печати является реструктуризация и модернизация парка офисной техники.
Эта мера позволяет:
- консолидировать объемы печати на производительных аппаратах с низкой ценой отпечатка и высоким запасом прочности, попутно сократив время простоя оборудования и энергопотребление;
- избавиться от устаревшего / изношенного оборудования и небольших персональных устройств, эксплуатация которых экономически нецелесообразна, поскольку:
- всегда сопряжена с повышенными временными и финансовыми затратами на обслуживание и расходные материалы;
- такое оборудование частично или полностью несовместимо с современными системами контроля печати — эффективными инструментами снижения расходов на печать в компании;
- унифицировать парк техники для удобства обслуживания и эксплуатации:
- минимизация и стандартизация номенклатуры расходных материалов и ЗИП упрощает их закупку, складирование, использование;
- единая база для развертывания наиболее подходящей заказчику системы управления печатью, средств аутентификации и т.д.;
- единый пользовательский опыт взаимодействия с любым печатным оборудованием в компании.
К сожалению, не всегда эти доводы, даже подкрепленные расчетами, производят должное впечатление на заказчика. Причины могут быть самые разные: от ограниченных финансовых возможностей, не позволяющих реализовать полноценный и потому ресурсоемкий проект, до банального непонимания смысла и выгод предлагаемых изменений в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Так или иначе, но отказ от реструктуризации там, где она объективно необходима, автоматически означает, что все связанные с неоптимизированным парком техники расходы и неудобства никуда не денутся, полномасштабная экономия не состоится. Сокращение прямых издержек — это наиболее заметный, но не единственный эффект от перехода на аутсорсинг печати. Существенная часть совокупного объема затрат на печать — это скрытые и косвенные расходы, источниками которых могут быть:
- неквалифицированный подбор оборудования: приобретение экономически неэффективных устройств;
- временные потери и непрофильная занятость персонала:
- плохо организованные процессы печати / копирования / сканирования отнимают много времени и отвлекают от выполнения прямых обязанностей;
- инфраструктура печати обслуживается специалистами разных структурных подразделений — АХО, IT-службы, отдела закупки;
- умножим это на количество филиалов или региональных подразделений — многократное дублирование обязанностей и работы;
- больше времени требуется на коммуникацию между отделами;
- сложная бухгалтерия и закупка;
- необходимость иметь штатных специалистов нужной квалификации для поддержания работоспособности оборудования;
- ненадлежащие условия или ошибки эксплуатации;
- некачественные расходные материалы и неквалифицированное обслуживание, снижающие ресурс печатной техники;
- нецелевое или нерациональное использование инфраструктуры, влекущее перерасход ресурсов — тонера / чернил, бумаги, электроэнергии:
- печать на экономически неэффективных устройствах,
- ч/б печать на цветных машинах,
- печать в личных целях,
- повторная печать,
- черновая печать,
- невостребованные задания печати;
- простои оборудования;
- складская и транспортная логистика;
- риски, связанные с низким уровнем информационной безопасности:
- выпущенные задания печати в лотке доступны посторонним до тех пор, пока их не заберет отправитель;
- устройства печати — одна из потенциальных точек входа и получения доступа к внутренним информационным ресурсам компании для хакеров.
- нецелевое или нерациональное использование инфраструктуры, влекущее перерасход ресурсов — тонера / чернил, бумаги, электроэнергии:
Несмотря на столь обширный список, большая часть этих проблем решается внедрением системы управления печатью, которая:
- существенно упрощает и ускоряет рабочие процессы печати / копирования / сканирования и маршрутизации документов, максимально автоматизируя их;
- повышает доступность инфраструктуры печати для пользователей: мобильная, гостевая, облачная печать;
- предлагает возможность централизованного администрирования и широкий набор эффективных инструментов управления расходами, включая средства персональной аутентификации (ID-карты, Pin-, QR-коды и т.д.) и контроль доступа к функциональным возможностям оборудования, отчетность по всем процессам, пользователям и группам пользователей;
- позволяет отслеживать техническое состояние оборудования и уровень расходных материалов, в том числе удаленно и в режиме реального времени;
- в целом, обеспечивает единство, удобство и безопасность рабочей среды.
MPS-провайдер берет на себя все задачи по техническому сопровождению и обеспечению непрерывности корпоративных процессов печати:
- мониторинг статуса оборудования и запасов расходных материалов,
- превентивное сервисное обслуживание: профилактика, плановая замена ресурсных деталей,
- ремонт,
- предоставление подменных аппаратов,
- своевременная поставка расходных материалов,
- вывоз и утилизация отработанных картриджей.
Резюмируя сказанное, что такое полноценный покопийный контракт (аутсорсинг печати, MPS — называйте это, как хотите)? На сегодняшний день это самый рациональный, удобный и экономичный способ управления бизнес-процессом печати в вашей компании. Все остальное — компромиссы.