Аудит печати

    • Что такое аудит офисной печати и зачем он нужен?
    • Из каких этапов состоит и сколько времени занимает?
    • Что получает заказчик в итоге?

АУДИТ ПЕЧАТИ — это сбор и анализ соответствующей статистики для оценки фактического состояния печатной инфраструктуры заказчика с последующей подготовкой предложений по оптимизации процессов печати / копирования / сканирования в компании с учетом ее специфики и ожиданий заказчика.
В ходе аудита печати оцениваются:

1.  имеющийся у заказчика парк печатной техники по следующим критериям:

  • количественно-качественный состав: бренд, модель, численность;
  • возраст и техническое состояние;
  • целесообразность: соответствие задачам, объем использования функций и возможностей;
  • потенциал унификации и перспективы дальнейшего использования;
  • фактические условия эксплуатации;
  • стоимость владения: экономическая эффективность;

2.  совокупные расходы на печать и их структура;

3.  существующая модель восполнения печатного и машинного ресурса: расходные материалы, ЗИП, сервисное обслуживание;

4.  объем, структура, потоки, задачи печати;

5.  количество пользователей и их потребности в тех или иных функциональных возможностях;

6.  модель взаимодействия персонала с инфраструктурой печати: проблемы и степень удовлетворенности;

7.  риски и уязвимости действующей модели документооборота с точки зрения информационной безопасности.

РЕЗУЛЬТАТ АУДИТА офисной печати — пакет технологических решений, позволяющих сократить прямые и косвенные затраты на печать / копирование / сканирование, рационально организовать эти процессы, упростить и ускорить их, сделать комфортными для пользователей и администрирования, укрепить информационную безопасность.

Этапы аудита печати

Сбор фактического материала, изучение бизнес-процессов
(1 — 3 месяца)

ВИЗИТ(Ы) В КОМПАНИЮ

  • с каждого устройства собираются сервисные отчеты, по которым можно судить о структуре печати в разрезе «цвет / формат / нагрузка»;
  • на плане помещений фиксируется расположение оборудования, отмечаются структурные подразделения и количество пользователей в них;
  • параллельно проводится опрос персонала, цель которого — выявить:
  • специфические задачи печати;
  • круг проблем, с которыми сталкиваются сотрудники и IT-специалисты;
  • реальные потребности пользователей в том или ином функционале.
 


АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ СБОР ДАННЫХ
 
с применением программных средств мониторинга позволяет:

получить достоверные данные по объемам печати (совокупный / по каждой единице оборудования), понять, как распределяется нагрузка на аппараты:

  • по пользователям / группам пользователей;
  • по параметрам заданий печати (формат / цвет);
  • по времени;

визуализировать потоки печати;

зафиксировать технические инциденты за отчетный период.

 

РЕЗУЛЬТАТ — задокументированная совокупность фактов и показателей, характеризующих текущее состояние печатной инфраструктуры заказчика.

Процессинг и анализ данных,
выявление точек оптимизации

(2 — 4 недели)

Систематизация и обработка собранного массива данных по нашим методикам позволяет детально визуализировать существующую проблематику печатной инфраструктуры заказчика и указать на возможные варианты решений.

РЕЗУЛЬТАТ — подробный отчет с итогами аудита, снабженный нашими комментариями и рекомендациями.

Разработка решения

(1 — 3 месяяца)

Детальная проработка архитектуры, содержания и способов реализации проекта совместно с заказчиком.

РЕЗУЛЬТАТ — готовый к внедрению пакет технологических решений. Подготовка ТЗ на конкурс — по желанию.

Разработка решения

  1. Экспертное заключение о состоянии печатной инфраструктуры заказчика с указанием потенциала оптимизации.
  2. Готовое к внедрению персонализированное решение (или несколько на выбор) профессионального уровня.
  3. Готовое к выпуску техническое задание для объявления конкурса.
  4. Налаженные деловые связи для дальнейшей информационной и технической поддержки.
Прокрутить вверх