Аудит печати
- Что такое аудит офисной печати и зачем он нужен?
- Из каких этапов состоит и сколько времени занимает?
- Что получает заказчик в итоге?
АУДИТ ПЕЧАТИ — это сбор и анализ соответствующей статистики для оценки фактического состояния печатной инфраструктуры заказчика с последующей подготовкой предложений по оптимизации процессов печати / копирования / сканирования в компании с учетом ее специфики и ожиданий заказчика.
В ходе аудита печати оцениваются:
1. имеющийся у заказчика парк печатной техники по следующим критериям:
- количественно-качественный состав: бренд, модель, численность;
- возраст и техническое состояние;
- целесообразность: соответствие задачам, объем использования функций и возможностей;
- потенциал унификации и перспективы дальнейшего использования;
- фактические условия эксплуатации;
- стоимость владения: экономическая эффективность;
2. совокупные расходы на печать и их структура;
3. существующая модель восполнения печатного и машинного ресурса: расходные материалы, ЗИП, сервисное обслуживание;
4. объем, структура, потоки, задачи печати;
5. количество пользователей и их потребности в тех или иных функциональных возможностях;
6. модель взаимодействия персонала с инфраструктурой печати: проблемы и степень удовлетворенности;
7. риски и уязвимости действующей модели документооборота с точки зрения информационной безопасности.
РЕЗУЛЬТАТ АУДИТА офисной печати — пакет технологических решений, позволяющих сократить прямые и косвенные затраты на печать / копирование / сканирование, рационально организовать эти процессы, упростить и ускорить их, сделать комфортными для пользователей и администрирования, укрепить информационную безопасность.
Этапы аудита печати
Сбор фактического материала, изучение бизнес-процессов
(1 — 3 месяца)
ВИЗИТ(Ы) В КОМПАНИЮ
- с каждого устройства собираются сервисные отчеты, по которым можно судить о структуре печати в разрезе «цвет / формат / нагрузка»;
- на плане помещений фиксируется расположение оборудования, отмечаются структурные подразделения и количество пользователей в них;
- параллельно проводится опрос персонала, цель которого — выявить:
- специфические задачи печати;
- круг проблем, с которыми сталкиваются сотрудники и IT-специалисты;
- реальные потребности пользователей в том или ином функционале.
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ СБОР ДАННЫХ
с применением программных средств мониторинга позволяет:
получить достоверные данные по объемам печати (совокупный / по каждой единице оборудования), понять, как распределяется нагрузка на аппараты:
- по пользователям / группам пользователей;
- по параметрам заданий печати (формат / цвет);
- по времени;
визуализировать потоки печати;
зафиксировать технические инциденты за отчетный период.
РЕЗУЛЬТАТ — задокументированная совокупность фактов и показателей, характеризующих текущее состояние печатной инфраструктуры заказчика.
Процессинг и анализ данных,
выявление точек оптимизации
(2 — 4 недели)
Систематизация и обработка собранного массива данных по нашим методикам позволяет детально визуализировать существующую проблематику печатной инфраструктуры заказчика и указать на возможные варианты решений.
РЕЗУЛЬТАТ — подробный отчет с итогами аудита, снабженный нашими комментариями и рекомендациями.
Разработка решения
(1 — 3 месяяца)
Детальная проработка архитектуры, содержания и способов реализации проекта совместно с заказчиком.
РЕЗУЛЬТАТ — готовый к внедрению пакет технологических решений. Подготовка ТЗ на конкурс — по желанию.
Разработка решения
- Экспертное заключение о состоянии печатной инфраструктуры заказчика с указанием потенциала оптимизации.
- Готовое к внедрению персонализированное решение (или несколько на выбор) профессионального уровня.
- Готовое к выпуску техническое задание для объявления конкурса.
- Налаженные деловые связи для дальнейшей информационной и технической поддержки.