Принтер.рф

info@принтер.рф

Аутсорсинг печати для юристов


Специфика работы компаний любого профиля складывается из частностей, поэтому бывает полезно взглянуть на них в максимальном приближении. Мы решили проанализировать несколько рядовых кейсов, чтобы на конкретных примерах проиллюстрировать наиболее распространенные ошибки и обозначить возможные пути решения.

Так, среди наших заказчиков-юристов много нотариусов. В нотариальных и адвокатских конторах, как правило, не используют крупные pro-машины. Типичный состав парка техники, часто мультивендорного, — одно-два небольших МФУ или МФУ плюс некоторое количество принтеров у помощников. В большинстве случаев это монохромные лазерные аппараты, подчас недостаточно производительные и надежные, не вполне подходящие для актуальных сценариев использования и объемов печати.

Покупка неподходящего оборудования — это вообще очень распространенная ошибка. Ориентируясь преимущественно на цену принтера, оставляя без должного внимания реальные и потенциальные задачи, вопросы дальнейшего техобслуживания, снабжения расходными материалами, владельцы такой техники впоследствии сталкиваются с непредвиденными сложностями, расходами и неудобствами.

Так, например, общая не только для нотариусов, но и в целом для юристов ситуация — постоянная печать отсканированных документов, заметная часть которых — бланки с гильошем, т.е. орнаментом, фактически формирующем почти сплошной цветной фон. Или это могут быть сканы документов, набранных убористым шрифтом, с минимальным интерлиньяжем, полями и грубыми дефектами печати в придачу. Такие часто встречаются в адвокатской практике, поскольку в судах и правоохранительных органах традиционно экономят на качественных расходниках и бумаге, много печатают и очень быстро доводят оборудование до плачевного состояния. Также многие юридические документы изобилуют оттисками печатей. Очевидно, что копии таких документов обходятся существенно дороже обычного отпечатка, — заливка большая, тонера расходуется много и заканчивается он быстро.

Что касается нагрузки, то систематическое превышение рекомендованных производителем ежемесячных объемов печати предсказуемо приводит к преждевременным поломкам и дорогостоящим ремонтам с заменой узлов в сборе, а в перспективе — к покупке нового оборудования, особенно если речь идет о персональных устройствах, предназначенных преимущественно для домашнего использования. Такие аппараты нередко можно встретить в офисах, стоят они недорого, но сопутствующие эксплуатации расходы делают их абсолютно непригодными для нормальной офисной работы. Дорогие картриджи малого объема требуют частой замены, как и многие ресурсные детали, — такова плата за дешевизну устройства.

Поэтому в подобных случаях нужны более надежные и экономически-эффективные устройства, обеспечивающие приемлемую стоимость отпечатка за счет увеличенного ресурса узлов и картриджей высокой емкости. При этом желательно, чтобы конструктивно картридж не был объединен с фотобарабаном. Фотовал — довольно дорогостоящая деталь, которую придется просто выбрасывать вместе с опустевшим картриджем, несмотря на то, что ее ресурс еще не выработан. Такое оборудование стоит дороже, но за счет экономии на расходных материалах и ремонтах оно обязательно окупится. Или его можно просто арендовать и платить за фактически сделанные отпечатки — это позволит избежать крупных трат и решит все вопросы с расходными материалами и техобслуживанием. Попутно также отметим, что параллельное использование устройств разных марок — в большинстве случаев не лучшая практика. Однотипные принтеры удобнее эксплуатировать, проще и дешевле обслуживать.

Однако, вовсе необязательно формировать весь парк техники на базе лазерных принтеров. Если позволяют объемы печати, то под озвученные сценарии использования хорошо подходят некоторые струйные МФУ с системой непрерывной подачи чернил. Они заметно более экономичны по сравнению с лазерными аналогами: емкости с чернилами стоят в разы дешевле тонер-картриджей, а оборудование обычно поставляется с большим стартовым запасом чернил. При этом сами устройства гораздо проще конструктивно, там нет нагревательных элементов и минимум подвижных, то есть такой аппарат меньше подвержен поломкам. Главный недостаток струйников — засыхание печатающей головки, может проявиться, только если аппарат редко используется, а по качеству и скорости печати струйные современные струйные принтеры давно не уступают лазерным. Есть и дополнительный аргумент в пользу струйной технологии — отпечатки подходят для длительного архивного хранения, поскольку в отличие от тонера, формирующего изображение на поверхности листа, чернила глубоко проникают в структуру бумаги.

Еще один специфический момент работы нотариусов заключается в том, что заметная доля документов печатается на специальных бланках строгой отчетности. Бумага, из которой они делаются, характеризуется достаточно высокой плотностью, она толще и жестче обычной писчей бумаги и несколько отличается от нее по своей фактуре. В совокупности эти факторы, помноженные на количество отпечатков, способны оказывать негативное влияние на важные узлы печатного оборудования.

Так, в лазерных принтерах по этой причине ускоренному износу подвержены узел термозакрепления, фотобарабан и ролики подачи. Почему? Печать на плотных носителях требует более высокой температуры, быстрее стираются рабочие поверхности контактирующих с бумагой деталей. Кроме того, эти бланки обычно печатаются с лотка ручной подачи, который в большинстве аппаратов все-таки выполняет вспомогательную функцию, — запаса прочности и ресурса установленных там деталей может оказаться недостаточно для такого режима эксплуатации. Не всегда эти лотки бывают удобно расположены. Все это также нужно учитывать как при выборе оборудования, так и в ходе его эксплуатации, чтобы не доводить дело до внезапных поломок и простоев. Держать ситуацию под контролем помогут регулярные профилактические осмотры, чистка рабочих поверхностей и датчиков от тонера, бумажного ворса, своевременная замена ресурсных деталей, словом — мониторинг и превентивное техобслуживание.

Бывают ситуации, когда отсканированные документы нужно не распечатать, а предварительно сформировать из них единый файл или структурированное электронное досье, состоящее из нескольких папок. При этом документы должны быть конвертированы в редактируемый формат с возможностью поиска по тексту. Если это повседневная задача, как, например, в крупных коллекторских агентствах, ручная обработка входящего потока документов просто нецелесообразна, — слишком трудоемко и времязатратно. Этот процесс можно и нужно автоматизировать с помощью системы оптического распознавания. OCR позволит радикально ускорить работу и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.

Касаясь вопросов качества печати, хотелось бы отметить, что в сознании большинства бумажный документ — это материализованный продукт интеллектуального труда юриста, в буквальном смысле осязаемый результат его деятельности — то, что можно взять, прочесть, отправить, вручить, предъявить… В данном контексте качество отпечатка приобретает важное значение — его внешний вид должен соответствовать статусу, работать на имидж персоны или компании, не говоря уже о том, что некоторые дефекты печати способны исказить фактическое содержание документа или испортить номерной бланк. Качество и долговечность печати напрямую зависят от качества расходных материалов и носителя, а также технического состояния оборудования.

Чем, исходя из всего сказанного, может быть удобен и полезен аутсорсинг печати юристам? Тем, что заказчик получает готовое персонализированное решение профессионального уровня, полностью отвечающее его ожиданиям. Состав комплексной услуги может гибко варьироваться в зависимости от потребностей заказчика:
  • подбор оборудования и ПО под фактические объемы печати и актуальные сценарии использования;
  • аренда печатной техники;
  • полное техническое сопровождение процессов печати сертифицированными специалистами: установка, настройка, ввод в эксплуатацию оборудования и ПО, мониторинг, профилактика, ремонт, предоставление подменных аппаратов на время ремонта; техобслуживание уже имеющегося парка техники;
  • своевременная поставка оригинальных расходных материалов и утилизация картриджей.


Все полезные материалы