Зачем нужен MPS?

Зачем нужен MPS?

MPS (Managed Print Servises) – это комплексная услуга, главная задача которой заключается в том, чтобы организовать на предприятии печатный процесс максимально эффективно, то есть свести затраты (без потери качества) на печать различных документов до возможного минимума. Иначе эта услуга называется еще Аутсорсинг печати или Покопийный контракт.

Как именно это будет происходить? Путем решения самых разных проблем, которые часто возникают на современных российских предприятиях и которые приводят к существенному повышению затрат на печать. О некоторых распространенных проблемах, которые поможет решить услуга MPS, расскажем на конкретном примере.

Условия «задачи»

В нашу компанию обратилась столичная компания N за услугой Managed Print Servises или MPS. На первом этапе мы провели процедуру аудита, которая показала, что:

  • в компании работает порядка 500 сотрудников, регулярно пользующихся ПК и печатной техникой;
  • у компании 260 единиц различной печатной техники.

Впрочем, главное, что показал упомянутый выше аудит, первый этап MPS-контракта, – это то, что компания каждый год тратит на покупку расходных материалов (картриджи) для имеющейся техники более 5 миллионов рублей. Тогда как расчетные цифры на эти расходы, основанные на ресурсе картриджей и объеме печати компании, составляют всего 3,3 миллиона рублей.

Откуда же такая разница в цифрах и каким образом компания N может добиться такой поразительной экономии? Путем решения основных проблем, которые были выявлены в ходе аудита. О главных таких проблемах и о том, как мы их предложили разрешить в рамках услуги MPS далее поговорим подробнее.

Проблема первая: покупаем ненужное

Одним из существенных упущений компании N было отсутствие централизованной системы управления и контроля печати, которая бы связывала между собой людей, ответственных за обслуживание техники и тех, кто отвечает за покупку расходных элементов для этой самой техники. Мы предложили такую систему ввести и, помимо этого, сделать еще один важный шаг – перейти на использование оптимизированных принтеров ограниченного модельного ряда.

Зачем все это? Аудит показал, что компания использует 260 единиц печатной техники очень широкого модельного ряда. А раз модельный ряд широкий, то для каждого отдельного принтера отделу закупок нужно было покупать свой уникальный картридж. Мало того, что при таком разнообразии парка техники количество моделей картриджей стремилось в бесконечность, так еще и в отдел закупок несвоевременно поступала информация об уже списанных устройствах. А это значит, что закупки картриджей для такой техники продолжались даже тогда, когда она уже, фактически, не эксплуатировалась.

Что предложили мы? Мы предложили компании постепенный, планомерный переход на современные принтеры достаточно узкого модельного ряда (не более 5 моделей). Также мы предложили организацию централизованной системы, связывающей отдел закупок с персоналом, обслуживающим печатную технику. Первое, то есть узкий модельный ряд, больше не позволит предприятию тратить деньги и время на закупку уже ненужных картриджей (даже если один принтер модели А будет списан, уже купленный для него картридж можно будет использовать для второго принтера той же А-модели). Ну а второе даст некоторые другие плюсы, о которых подробнее поговорим далее.

Проблема вторая: низкий ресурс

Ранее на предприятии использовались исключительно совместимые картриджи. Главная проблема таких изделий в том, что они обычно не отрабатывают заявленный производителем ресурс. То есть если производитель указывает, что картридж должен печатать 10000 листов, то совместимая модель обычно позволяет напечатать только 5000 листов. Иногда значение доходит и до 3000 листов.

Сумма годовых затрат на расходные материалы в размере 3,3 миллиона рублей была получена нашими специалистами из расчета текущего объема печати компании и использования совместимых (как сейчас) расходных материалов с учётом того, что не оригинальные картриджи отработают заявленный ресурс только на 50%. Учитывая текущие годовые затраты компании в 5 миллионов рублей, можно сделать неутешительный вывод, что совместимка не отрабатывает даже 50% заявленного ресурса. 30-35%, не более.

Возникают с совместимыми картриджами и другие проблемы. Среди самых распространенных и серьезных:

  • потеря гарантии на используемую оргтехнику при применении совместимых картриджей;
  • существенно возрастающий риск поломки печатной техники;
  • некачественная печать, требующая перепечатки и т.д.

Учитывая все, приведенное выше, мы предложили компании закупать пусть и более дорогие, но оригинальные картриджи, которые:

  • гарантировано вырабатывают свой изначальный ресурс на все 100%;
  • обеспечивают соблюдение гарантийных обязательств;
  • не приносят вреда оргтехнике;
  • исключают возможность некачественной печати.

Проблема третья: много платим обслуживающему персоналу

Компания N, имеющая на балансе 260 печатных устройств, каждый рабочий день вынуждена была отправлять в IT-отдел примерно 25 заявок на замену картриджей для своей печатной техники. А этой значит, что один из сотрудников отдела вынужден был заниматься только этой работой. В среднем заработная плата такого сотрудника составляет 50 тысяч рублей в месяц. Сумма годовой заработной платы для такого специалиста – это 600 тысяч рублей, а, с учетом налогов, для компании это выливается во все 800 тысяч рублей затрат.

Выше мы уже упоминали, что предложили компании не только ввести централизованную систему организации печати, но и использовать более современные аппараты с оригинальными картриджами. Современные печатные устройства + оригинальные картриджи – это гарантия увеличенного ресурса расходных элементов. Иными словами, на одном картридже один современный принтер может распечатать примерно 20000 листов, тогда как устаревшая модель на одном картридже печатала только 4000 листов.

Нехитрый математический подсчет позволяет понять, что число заявок на замену картриджей после произведенных нововведений уменьшится в 5 раз. А раз в 5 раз меньше заявок, то и в 5 раз меньше работы. Следовательно, и затраты компании на обслуживание техники сократятся в 5 раз, то есть не 800 тысяч, а 160 тысяч рублей в год. А оставшиеся 4/5 рабочего времени IT-специалист будет тратить на другие профильные задачи.

Проблема четвертая: много тратим на бумагу

При использовании устаревшего оборудования и совместимых картриджей, в среднем, компании нужно было ежегодно покупать 9 миллионов листов бумаги. При этом существенное количество документов требовалось перепечатывать из-за проблем с самой оргтехникой (зажеванные листы) и совместимыми картриджами (некачественная печать).

После же проведения предложенных в рамках MPS-контракта модернизационных мероприятий, компании в год нужно покупать на порядок меньше страниц – всего 6,2 миллиона. Брака и необходимости производить перепечатывание больше нет! А это не только существенная экономия средств компании, но и сбережение природных ресурсов. Сокращение расхода бумаги на почти 3 миллиона листов сохранит нашей планете 307 живых деревьев!

Вместо вывода

Конечно же, каждое предприятие уникально, индивидуально и у каждого будут свои проблемы с печатью. Однако задача Managed Print Servises как раз и заключается в том, чтобы выявить для отдельной компании эти самые проблемы и наиболее эффективным, рациональным способом решить их. Но в любом случае конечная цель – максимальная экономия на печатном процессе, будет достигнута, не сомневайтесь!


01.03.2018

Смотреть все идеи

Подписаться на новости