«Калева» снижает расходы с помощью сервиса управления печатью

«Калева» снижает расходы с помощью сервиса управления печатью

Отрасль:

Производство пластиковых окон.

Цель:

Снизить расходы на печать документов и исключить простои оборудования, упростить обслуживание и снабжение печатных устройств расходными материалами и запчастями.

Подход:

Контракт на услугу управления инфраструктурой печати с партнером HP, компанией «Бюро офисных машин», и замена большей части разнородного парка печатающих устройств в офисах и на производственной площадке на МФУ серии HP PageWide Pro.

Задачи для ИТ:

  • Все функции по снабжению и поддержке печатающих устройств в 16 московских офисах и на фабрике компании переданы на аутсорсинг
  • Общее количество печатающих устройств сократилось более чем в 2 раза за счет оптимизации и повышения надежности
  • Сотрудники получили новые возможности, среди которых цветная печать, печать с мобильных устройств и сканирование документов с автоматической отправкой по электронной почте с помощью функций HP e-Print

Задачи для бизнеса:

  • Расходы на печать сократились в 2,5 раза без учета освободившегося рабочего времени сотрудников ИТ-подразделения
  • Практически исключены простои печатной техники из-за несвоевременной закупки расходных материалов и запасных частей

«Калева» переходит на аутсорсинг управления печатью.

«Наши клиенты ценят свое время, поэтому быстро распечатывать договоры для нас очень важно. Услуга управления печатью и решения HP позволили нам значительно упростить печатную инфраструктуру и снизить издержки, расширив возможности сотрудников по печати и обработке документов. Переход на постраничный контракт и новую технологию HP PageWide снизил суммарные расходы на печать документов в 2,5 раза».

- Сергей Климович, руководитель ИТ отдела, «Калева».

kaleva2.jpg

Рост числа печатающих устройств в офисах и на производственной площадке компании «Калева» привел к неконтролируемому повышению расходов на содержание печатной инфраструктуры. Решением стала передача копиров и принтеров под управление партнерской организации по MPS контракту. Компания «Бюро офисных машин, специализирующаяся на продаже и обслуживании офисной техники, оптимизировала парк устройств и обеспечила бесперебойное снабжение расходными материалами и запчастями.

Вызовы

Лидерство за счет инноваций

«Калева» - крупный российский поставщик пластиковых окон, обладающий собственным производством полного цикла, офисами продаж, монтажным подразделением и дистрибьюторской сетью. Компания начала деятельность в начале 1995 года с продаж и установки готовых пластиковых окон, а уже в мае 1997 года было запущено собственное производство в Москве.

«Калева» ориентирована на частных заказчиков, поэтому все 20 лет своей истории уделяет особое внимание качеству работы с клиентами. Одним из основных слагаемых успеха при работе на розничном рынке в компании считают отлаженную ИТ-инфраструктуру, ускоряющую калькуляцию и заключение договоров с гарантией доставки заказов точно в срок. «Калева» всегда уделяла большое внимание информационным технологиям и одной из первых внедрила компьютерную систему расчета заказов, объединяющую по сети все офисы продаж и производственную площадку. Еще одним новшеством стало внедрение IP-телефонии в 1999 году.

Успешно развиваясь, компания несколько раз расширяла производство, внедряла новейшие технологии и прогрессивные принципы организации труда, что позволило в разы поднять производительность и довести показатель поставки заказов в согласованный срок до 99,5%.

В августе 2007 года было запущено собственное производство оконного профиля, позволившее освоить выпуск окон, максимально адаптированных к российским климатическим условиям.

kaleva3.jpg

Когда печать действительно важна

Многие важнейшие бизнес-процессы компании связаны с печатью документов. Менеджеры в офисах продаж должны распечатать договор и отправить его копию на производство, а дизайнеры и конструкторы — изготовить технологическую документацию. В 16 московских офисах и на производственной площадке компании ежемесячно печатается более 60 000 страниц документов. Неудивительно, что в ноябре 2015 года руководство компании «Калева» решило оптимизировать парк печатающих устройств, чтобы снизить затраты на его содержание и исключить простои оборудования из-за отсутствия расходных материалов и запчастей.

«До ноября 2015 года печатная инфраструктура нашей компании развивалась стихийно, по мере роста потребностей. В результате в офисах и на производстве были установлены МФУ и принтеры различных моделей и марок, не оптимизированных по производительности и зачастую дублировавших друг друга. Основной проблемой была сложность закупки и содержания широкого ассортимента расходных материалов и запчастей, из-за чего случались простои принтеров и МФУ», - говорит руководитель ИТ-отдела компании «Калева» Сергей Климович.

Решение

Печать — в руки профессионалов

Для оптимизации печатной инфраструктуры в 2015 году «Калева» заключила контракт на услугу управления инфраструктурой печати (Managed Print Service, MPS) с компанией «Бюро офисных машин» — авторизованным партнером HP. После анализа потребностей заказчика его специалисты предложили опробовать новинку — МФУ корпоративного класса серии PageWide Pro, созданные на базе технологии HP PageWide. По заверению поставщика, именно они обеспечивали необходимую производительность, надежность и качество печати, а кроме того позволяли значительно снизить себестоимость и общие затраты на содержание печатной инфраструктуры.

С 1 ноября в 16 офисах продаж «Калева» заработали МФУ PageWide Pro, установленные и обслуживаемые в рамках покопийного контракта. Каждое устройство заменило собой 2-3 лазерных принтера или МФУ, установленных там ранее для резервирования на случай отсутствия запчастей или расходных материалов.

«Первые же месяцы после передачи печатных устройств в управление партнерской компанией показали их очевидные преимущества. В первую очередь, мы получили покопийный контракт, который покрывает все расходы, включая закупку МФУ, поставку и замену картриджей, а при необходимости - ремонт или замену устройств. Мы платим только за отпечатанные страницы, цветные или черно-белые, все остальные заботы берет на себя поставщик услуг. В результате, наши суммарные расходы на печать снизились в 2,5 раза, а ИТ-персоналу не приходится следить за инфраструктурой печати, наличием расходных материалов и работоспособностью устройств. Теперь в каждом из наших 16 московских офисов вместо 2-3 разных печатных устройств установлены по одному МФУ HP PageWide Pro, которые полностью удовлетворяют все потребности в печати и обработке документов», - поясняет Сергей Климович.

После офисов продаж еще 6 МФУ HP PageWide Pro были установлены в рамках покопийного контракта на производственной площадке «Калева», где на них изготавливают самую разнообразную документацию, в том числе с использованием цветной печати.

kaleva4.jpg

Преимущества

Лучшее решение для бизнеса

Услуги управления печатью, предлагаемые партнерами HP со специализацией Managed Print Specialist, позволяют оптимизировать и сделать предсказуемыми расходы на печать, переведя часть капитальных затрат в операционные.

Партнер, предоставляющий услуги MPS, берет на себя все обязанности по содержанию печатного оборудования, предлагая заказчику вариант оплаты, которая может включать фиксированную часть и оплату фактически отпечатанных страниц.

Заказчик лишь сообщает, сколько страниц в месяц необходимо печатать тем или иным подразделениям и какие функции устройств нужны сотрудникам. Поставщик устанавливает оборудование и при необходимости заменяет, с учетом требуемой нагрузки и функционала. Для непрерывной доступности печати партнер может создавать оперативные запасы запчастей и расходных материалов непосредственно в офисах заказчика, но оплачиваться будут только отпечатанные страницы.

«Практика показала, что MPS-контракт - наилучшее решение для такой компании как наша. Мы не только значительно оптимизировали парк оргтехники и снизили затраты на печать, но и исключили простои из-за несвоевременной закупки расходных материалов, запчастей или неработоспособности устройств печати. Раньше нам надо было сперва оплатить необходимые картриджи и запчасти, что требовало времени. Чтобы подстраховаться, мы держали в офисах продаж по 2-3 печатных устройства. Теперь наш партнер по аутсорсингу печати поддерживает оперативные запасы, а мы лишь ежемесячно оплачиваем отпечатанные страницы. Это значительно упростило жизнь нашему ИТ-подразделению, позволив сосредоточиться на более важных задачах», - подводит итог Сергей Климович.

Оптимизация парка печатающих устройств позволила организовать дистанционный контроль и администрирование всех принтеров и МФУ, работающих в московских офисах и на производственной площадке компании. Теперь ответственный сотрудник ИТ-подразделения «Калева» может в любой момент посмотреть статус каждого устройства и количество отпечатанных страниц, а чтобы исключить дополнительные расходы - заблокировать цветную печать там, где в ней нет необходимости.

В планах компании - внедрение решения HP Access Control для аутентификации пользователей и дальнейшее замещение печатного оборудования на МФУ серии НР PageWide Pro.

10.05.2018

Смотреть все идеи

Подписаться на новости